Management Acara 1

Management Acara       

Agar acara dapat berjalan sukes dan lancar tentu dibutuhkan perencanaan yang matang. Sebelum menyelenggarakan acara satu hal yang menjadi pertimbangan yaitu konsep acara. Kegiatan apa yang hendak ditampilkan ke publik adalah pertanyaan yang harus dimulai sebelum lanjut ke fase berikutnya. Jika konsep acara yang jelas sudah ditemukan, maka tahapan selanjutnya bisa dilaksanakan mulai dari menyusun anggaran.

Persiapan dalam penyelenggaran sebuah acara yang pertama yaitu menentukan tema atau konsep acara yang akan diselenggarakan. Contohnya, acara konser musik akbar dengan mandatangkan artis dan selebriti, group band, idol group, girlband, penyanyi solo wanita atau pria top terkenal untuk memperingati hari musik nasional.

Setelah tema atau konsep kegiatan telah ditentukan, pihak penyelenggara mengadakan kerja sama dengan berbagai pihak seperti brand populer untuk keperluan sponsorship yang dapat membantu masalah pendanaan. Untuk pelaksanaan kegiatan di lapangan, pihak penyelenggara perlu bekerja sama dengan acara organizer berpengalaman yang dapat mengurusi banyak hal.

 

Tips/Cara Merencanakan dan Mengeksekusi Acara dengan Baik dan Terarah

1. Membuat tema/konsep acara yang jelas

Faktor utama yang menjadi pertimbangan diadakannya sebuah acara yaitu konsep atau tema acara yang jelas. Tema acara adalah faktor utama yang mengawali tahapan perencanaan selanjutnya. Bagaimana menentukan konsep acara yang bagus? Konsep acara yang baik adalah yang mampu memberikan hal-hal baru yang menarik bagi khalayak. Mungkin saja sebuah acara sudah pernah diterapkan sebelumnya. Namun dengan kreativitas yang tinggi, acara itu bisa dikemas dengan konsep yang baru dan dalam suasana yang lebih menyegarkan.

Untuk menyusun konsep acara, pihak penyelenggara melakukan diskusi atau brainstorming di antara anggotanya. Salah satu faktor yang mempengaruhi konsep acara yaitu target audience yang dituju. Dengan kata lain, siapakah orang yang diharapkan akan mendatangi acara yang akan diselenggarakan. Contohnya acara bazaar produk-produk fashion dengan tema etnik yang diselenggarakan di mall terkemuka dan ditujukan untuk kalangan menengah ke atas, berjenis kelamin pria dan wanita yang berusia antara 25 – 40 tahun.

 

2. Merencanakan anggaran

Setelah tema acara ditentukan, maka tahap selanjutnya yaitu merencanakan anggaran. Penyelenggaraan sebuah acara tentu membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Selain itu, perlengkapan yang harus dipersiapkan sangatlah banyak mulai dari menyewa tenda, sound system, konsumsi, seragam crew, media iklan untuk branding, ID card, dan sejenisnya. Buatlah daftar (checklist) peralatan secara detail dan lengkap yang dibutuhkan untuk menunjang operasional acara.

 

Jika daftar peralatan utama telah disusun, maka selanjutnya adalah mencari tahu harga tiap-tiap item yang ada dalam daftar tersebut. Untuk mengetahui berapa biaya masing-masing item tentu kamu perlu survei ke vendor-vendor terpercaya yang ada di kota kamu. Misalnya kamu ingin tahu berapa biaya produksi ID card sejumlah 200 pcs, maka kamu perlu mengecek harga cetak di tempat percetakan terdekat. Tips yang sering dilakukan oleh penyelenggara acara biasanya mencari vendor yang bisa memberi harga lebih murah namun dengan kualitas yang bagus. Hal itu dilakukan untuk menekan ongkos produksi dan mencegah terjadinya pembengkakan biaya operasional.

 

Baca juga : Sewa Videotron Semarang  Jual Videotron Indoor